6:40
Budzik jak zwykle jest bezlitosny. Można mieć najlepszą pracę na świecie, ale poranki nigdy nie będą łatwe. Nawet jeśli przez chwilę śniła o tym, że jest sobota, alarm wyprowadza ją z błędu. Na wpół obudzona, szczotkując włosy, myśli o tym, co dziś na nią czeka w pracy i jednocześnie zastanawia się, jaki środek transportu wybrać. Czy ma siłę na rower? Z Gdyni do Sopotu nie jest w końcu tak daleko, ale mogłaby zyskać jeszcze kilkanaście minut na drzemkę… Ostatecznie decyduje się wsiąść na damkę i rusza w stronę biura, na szczęście z górki. Jak zwykle przyjedzie jako jedna z pierwszych, śniadanie zje dopiero w biurze. Kaja jest Project Managerem. Bez niej dzień się nie zacznie.
Do zespołu YOIOMI Studio Kaja dołączyła w styczniu, kiedy rok leniwie się rozkręcał, a pierwsze zlecenia po przerwie świątecznej dopiero zaczynały spływać. Ogłoszenie znalazła przez przypadek, nie rozważała wcześniej pracy w studiu graficznym. Jej pierwszym wyborem były zawody związane z prowadzeniem warsztatów edukacyjnych i animacją kultury. Uwagę Kai przyciągnął styl, w jakim było napisane ogłoszenie. Poczuła, że w tym miejscu jest dobra atmosfera, że ma szansę znaleźć wspólny język z zespołem. Jednocześnie język był jej największą obawą; jednym z podstawowych wymogów zawartych w ogłoszeniu była dobra znajomość angielskiego; w YOIOMI Studio pracują osoby, które nie mówią po polsku. Trzy razy wracała do ogłoszenia, zanim wysłała CV. Została zaproszona na rozmowę, zaklikało. Teraz codziennie śmiga w dwóch, a nawet w trzech językach – bo slangu, którym porozumiewają się graficy, też musiała szybko się nauczyć.
9:15
Zaczynamy Daily, czyli codzienne spotkanie organizacyjne. Jeśli jest ładna pogoda siadamy na zewnątrz, jeśli nie – gromadzimy się wokół biurka Kai. Hi guys, how are you? Kaja odpala tablicę planningową i za pomocą kilku ruchów jest w stanie pokazać każdemu, co go dziś czeka, jak ułożyła mu dzień. Opowiadamy, nad czym pracowaliśmy wczoraj i co mamy zaplanowane na dziś. Całe spotkanie prowadzi po angielsku, codziennie wychodzi krok dalej ze swojej strefy komfortu. Jej obawy były nieuzasadnione, z zespołem dogaduje się świetnie. I nie chodzi tylko o kwestie językowe.
Praca Kai nie zaczyna się jednak od Daily. Jeszcze przed spotkaniem musi przesiać maile z dnia poprzedniego, bo mimo iż studio pracuje do 17:00, klienci bywają nocnymi markami. Niektóre projekty są naprawdę pilne, inne można odłożyć w czasie, ale ustalenie priorytetów wymaga bardzo dobrej organizacji pracy. Tego oraz zarządzania zespołem Kaja nauczyła się w harcerstwie i na studiach. Według niej te dwie pozornie niezwiązane ze sobą dziedziny łączą się w pracy Project Managera. W harcerstwie Kaja zdobyła doświadczenie w organizacji projektów na wielu poziomach, rozwiązywania konfliktów, a także pracy z ludźmi o różnych charakterach i potrzebach. Z kolei na studiach kształciła się w zakresie nowych mediów: w ramach Kulturoznawstwa ukończyła specjalizację „Kultura mediów elektronicznych i redakcja stron internetowych”, a później zdecydowała się na studia magisterskie z zakresu kultury audiowizualnej.
9:30
Po Daily wszyscy ruszamy do swoich ściśle określonych zadań. A Kaja… Kaja musi być gotowa na wszystko. Czy będzie to kolejny dzień tysiąca maili, doprecyzowywania oczekiwań i potrzeb? O, właśnie wpadło coś nowego na skrzynkę. Krótki brief i prośba o pierwszy możliwy termin, klasyk. Dla nas to chyba za mało precyzyjne określenie problemu, zanim zabierzemy się do pracy musimy rozwiać wszystkie wątpliwości dotyczące projektu. Kaja pyta grafików, czy informacje zawarte w briefie są dla nich wystarczające. Po uściśleniu ostatnich kwestii można ruszać. „Wyślemy w czwartek” – odpowiada na maila. „A dacie radę na środę?” – dostaje zwrotkę. „Postaramy się.”
O tym, co powinien zawierać dobrze skonstruowany brief napisano już wiele artykułów i poradników. W idealnym świecie, otrzymując od klienta wyczerpujący i rzetelnie przygotowany brief, możemy natychmiast zabrać się za projekt i w efekcie zaproponować satysfakcjonującą odpowiedź na rzucone wyzwanie. Rzeczywistość rozczarowuje; w większości przypadków briefy nie dostarczają kompletnych instrukcji. I tutaj wchodzi Project Manager, cały w PANTONE 11-0601. Po przeanalizowaniu briefu Kaja przeprowadza… debriefing. Zazwyczaj już na wstępie wie, jakich informacji nam brakuje. Nad briefem pochylają się także graficy, którzy wyłapują nieścisłości i zadają pytania. Debriefing, rozumiany jako odpowiedź na brief, ma uzupełnić naszą wiedzę na temat oczekiwań klienta i ułatwić dalszą pracę. Czasami ten proces polega jedynie na wzbogaceniu briefu o dodatkowe szczegóły, zdarza się jednak, że trzeba go rozebrać na czynniki pierwsze. Również w przypadku obszernych briefów zadajemy kilka pytań kontrolnych. Nawet niewielkie zastrzeżenia mogą stać się punktem zapalnym za jakiś czas. Aby ze spokojną głową rozpocząć pracę nad projektem, niekiedy wystarczy tylko poprosić o potwierdzenie, że to właśnie klient miał na myśli.
12:00
Pierwsza wysyłka. Do tej godziny najpilniejsze projekty powinny być gotowe. Kiedy wszyscy wstają od biurek i kierują się do kuchni na drugie śniadanie, Kaja musi się skupić. To zawsze lekko stresujący moment w ciągu dnia, ale dziś wszystko idzie bez zarzutu. W odpowiedzi na poranne zamówienia, Kaja wysyła klientom gotowe projekty lub ich wizualizacje. Liczy się z tym, że niektóre mogą jeszcze wrócić z uwagami, nawet tego samego dnia, a ona będzie musiała ten feedback przekazać grafikom. Taki już los Project Managera. Na szczęście posłańca się nie zabija.
Wykonywana dwa razy dziennie wysyłka projektów to element metodyki YOIOMI Studio. Pomaga usystematyzować rytm pracy i czas realizacji tasków. Dzięki określonym godzinom wysyłki Kaja może w ciągu dnia skoncentrować się na pozostałych zadaniach i utrzymać ciągłość realizacji tasków, a nasi klienci wiedzą dokładnie, kiedy mogą oczekiwać dostarczenia materiałów. Dobrze zaplanowany i przestrzegany pipeline projektowy ogranicza konieczność ciągłego przełączania się między zadaniami, oszczędza wiele stresu i przyspiesza czas realizacji zadań o 30%. Wyjątkiem od reguły są pilne projekty lub drobne poprawki – te wysyłamy bezzwłocznie. Tylko jak rozróżnić, które sprawy są „na już” lub “na wczoraj”? Odpowiedzią jest zwinny sposób myślenia. Agile mindset, który powinien cechować każdego Project Managera, jest bardzo pożądanym podejściem w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym. Szybko zmieniające się wymagania i priorytety wymagają wysoko rozwiniętych zdolności adaptacyjnych i elastyczności, przedkładaniu wartości dostarczanej klientowi nad sztywne wypełnianie planu. Niestety, nie da się tego nauczyć na szkoleniu czy zrobić z tego certyfikatu. Przestawienie się na agile mindset oznacza fundamentalną zmianę nastawienia do działania, chęć uczenia się, uznanie konieczności eksperymentowania, ciągłego doskonalenia. Wymaga codziennej praktyki i… bycia gotowym na to, że będziemy popełniać błędy.
14:00
Kaja jest kiepska w robieniu sobie przerw. Nie uważa, że ma za dużo obowiązków, ale lubi skończyć to, co zaczęła, a ma teraz gorącą linię. Po długim czasie wrócił stary projekt z uwagami od drukarni i rozdzwoniły się telefony. Klient lekko poddenerwowany, bo miało być na wczoraj. „Cześć” – mówi Kaja do telefonu i zaraz zdaje sobie sprawę ze swojej pomyłki, bo w słuchawce odzywa się pan z drukarni. Na szczęście jest wyrozumiały, tłumaczy cierpliwie, co musimy poprawić, Kaja w głowie decyduje, że zajmie się tym Zuza, za chwilę przypisze jej task zgodnie z jutrzejszym pipelinem. Presja jest duża, ale nasza ekipa zwarta i gotowa. Razem znajdziemy rozwiązanie.
Dla Kai podstawą zarządzania projektem jest dobra komunikacja, zarówno na zewnątrz, jak i wewnątrz zespołu. Z klientami jesteśmy na „Ty”, po imieniu, ale partnersko i z szacunkiem. Współpracę zawsze zaczynamy od spotkań na żywo i, na ile to możliwe, staramy się poznać nawzajem. Klienci, z którymi współpracujemy na stałe, mają dostęp do naszej aplikacji, gdzie mogą kontrolować progres tasków. Część z nich woli kontaktować się z nami mailowo, pilne sprawy omawiamy przez telefon. Niezależnie od formy, wszystko najpierw przechodzi przez Project Managera. Choć praca Project Managera jest często powtarzalna – tworzenie tasków, odbieranie korespondencji, generowanie raportów – Kaja nie narzeka na brak dynamiki. Do jej obowiązków należy między innymi uczestniczenie w meetingach i wyjazdach służbowych. Ostatecznie to ona jest osobą pierwszego kontaktu, z którą od momentu rozpoczęcia współpracy będzie komunikować się klient. Kaja z natury jest dociekliwa, lubi wszystko wiedzieć i zapamiętywać, co przynosi wymierne korzyści – po powrocie z delegacji jest w stanie przekazać zespołowi wszystkie najważniejsze informacje o kliencie i czekających nas projektach. Żeby nie było, nawet na odległość prowadzi Daily i obsługuje maila. Dzięki niej wszystko działa jak w zegarku.
16:00
Druga tura wysyłki, po której można zamknąć dzień. Najchętniej wylączyłaby już skrzynkę mailową i dopieściła kilka innych rzeczy, ale woli jeszcze poczekać. W ostatni piątek na godzinę przed końcem pracy dostaliśmy aż pięć nowych zleceń! Dzięki swojej czujności zdążyła je szybko przegadać z ekipą, rozdzielić zadania i wpisać je w plan na przyszły tydzień, a także dopytać klientów o szczegóły. Gdy dochodzi 17:00, Kaja z ulgą wycisza telefon. Zostawia go w biurze, bo dba o work-life balance. Nie spodziewa się zobaczyć następnego dnia 10 nieodebranych połączeń, bo choć workflow w YOIOMI Studio jest dość restrykcyjny, na koniec dnia przynosi spokój i chroni obie strony przed stresem projektowym. Jeszcze tylko się pożegna – na żywo i na Slacku – i może się zbierać. Nieodpakowany plik samoprzylepnych karteczek na jej biurku zaczyna się kurzyć. Kaja ma dobrą pamięć, jutro od rana usiądzie do pracy i, jak co dzień, będzie od razu wiedziała co robić.
